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Unterstützung bei der Erstellung von Beschwerdeaufzeichnungen in großen Mengen in ihrem EQMS (TrackWise)

Der manuelle Prozess der Erfassung und Verwaltung von Beschwerden war umständlich, zeitaufwändig und fehleranfällig, was zu Ineffizienzen führte, die sich auf die gesamten Abläufe auswirkten. Um diese Herausforderungen zu bewältigen, beauftragte ein deutsches Pharmaunternehmen Zamann Pharma Support (ZPS) mit der Entwicklung einer optimierten und automatisierten Lösung.

Herausforderungen

A detailed GAP analysis in Quality Management Systems is essential for identifying process deficiencies effectively.
  • Manuelle Erstellung von Beschwerden: Der bestehende Prozess erforderte die manuelle Eingabe von Beschwerdeaufzeichnungen in TrackWise, was zu Verzögerungen und verstärkter menschlicher Fehleranfälligkeit führte.
  • Fehlende Integration: Es gab keinen nahtlosen Weg, Beschwerdedaten aus externen Systemen wie Salesforce und SAP zu erfassen, was zu Ineffizienzen bei der Nachverfolgung von Produktinformationen führte
  • Skalierbarkeitsprobleme: Die Erstellung von Beschwerdeaufzeichnungen in großen Mengen verlief langsam, verringerte die Produktivität und erhöhte die Betriebskosten

Ansatz von Zamann Pharma Support

ZPS entwickelte eine zweigleisige Integrationsstrategie, um diese Herausforderungen zu bewältigen:

Salesforce-Integration

  • Entwicklung eines Webservice-Interfaces, um Salesforce nahtlos mit TrackWise EQMS zu verbinden.
  • Ermöglichte den Benutzern, Beschwerdedetails in Salesforce zu protokollieren, wobei die Schnittstellenlogik bei Einreichung automatisch entsprechende Datensätze in TrackWise erstellte.

 

SAP-Integration

  • Entwurf eines Webservice-Codes zur Integration von SAP in TrackWise EQMS.
  • Automatisierte die Übertragung wichtiger Produktdetails — wie Produktname, Chargennummer und andere Spezifikationen — von SAP zu TrackWise, um einen genauen und rechtzeitigen Datenfluss sicherzustellen.

Erzielte Ergebnisse

Prozessautomatisierung: Der manuelle Aufwand für die Erstellung von Beschwerdeaufzeichnungen wurde beseitigt, wodurch Arbeitsbelastung und menschliche Fehler reduziert wurden.

Zeit- und Kosteneinsparungen: Der Echtzeit-Datentransfer über integrierte Schnittstellen zu Salesforce und SAP sparte wertvolle Zeit und senkte die Betriebskosten.

Verbesserte Genauigkeit: Die Automatisierung des Datenflusses aus SAP stellte sicher, dass produktbezogene Informationen konsistent und korrekt waren.

Gesteigerte Produktivität: Die Massenanlage von Beschwerdeaufzeichnungen wurde effizient, sodass sich Teams auf wichtige Aufgaben konzentrieren konnten.

Laboratory

Kundenreferenz

„Wir hatten Schwierigkeiten mit der manuellen Erstellung von Beschwerdeaufzeichnungen in TrackWise, die sowohl zeitaufwendig als auch fehleranfällig war. Zamann Pharma Support hat uns eine nahtlose Integrationslösung bereitgestellt, die Salesforce und SAP mit TrackWise verbindet. Dies automatisierte nicht nur unsere Prozesse, sondern führte auch zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen. Ihr Fachwissen und ihre Unterstützung waren für unseren Betrieb von unschätzbarem Wert, und wir freuen uns auf weitere Zusammenarbeit in der Zukunft.“

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