Einführung
Ein wiederholbarer Prozess für Korrekturmaßnahmen und präventive Maßnahmen (Corrective and Preventive Action, CAPA) ist ein Eckpfeiler der regulatorischen Konformität für Entwickler von Medizinprodukten. Er wird von der FDA’s Quality System Regulation (QSR) in 21 CFR Part 820 vorgeschrieben. Diese Anforderung stellt einen systematischen Ansatz zur Identifizierung und Behebung von Qualitätsproblemen während des gesamten Lebenszyklus eines Medizinprodukts sicher. Trotz seiner entscheidenden Bedeutung bleibt die Einrichtung eines effektiven CAPA-Systems für viele Entwickler eine große Hürde. Unzulängliche CAPA-Verfahren sind eine Hauptursache für FDA-Warnschreiben nach Form 483, die potenzielle regulatorische Verstöße bei Inspektionen aufdecken. Diese Warnungen können die Produktzulassung erheblich verzögern, die Produktion stören und den Ruf eines Unternehmens schädigen. Die Folgen eines schwachen CAPA-Systems gehen weit über regulatorische Hürden hinaus. Nicht identifizierte und nicht behobene Qualitätsprobleme können bestehen bleiben und potenziell zu schweren Verletzungen von Patienten, kostspieligen Rückrufen von Produkten und sogar zu Produktionsstopps führen. Im Gegensatz dazu fördert ein robustes CAPA-System eine Kultur der Qualität innerhalb eines Medizinprodukteherstellers.
Warum ist CAPA wichtig?
Der CAPA-Prozess hilft Unternehmen nicht nur bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, sondern auch bei der Verbesserung der Gesamtqualität und Effizienz. Durch die Beseitigung der Ursachen von Problemen und die Verhinderung ihres erneuten Auftretens gewährleistet CAPA, dass die Produkte sicher, wirksam und von hoher Qualität sind.
Was sagt die FDA zu CAPA?
Der Zweck des Subsystems für Korrektur- und Präventivmaßnahmen (CAPA) besteht darin, ein geschlossenes System für kontinuierliche Verbesserung zu etablieren. Durch das Sammeln von Informationen aus verschiedenen Quellen, wie z. B. Beschwerden, Audits und Produktionsdaten, ermöglicht Ihnen der CAPA-Prozess die Analyse von Trends und die Identifizierung potenzieller oder bestehender Produkt- und Qualitätsprobleme. Nach einer gründlichen Untersuchung zur Ermittlung der Grundursache dieser Abweichungen können Sie dann Korrekturmaßnahmen definieren und implementieren, um das unmittelbare Problem zu beheben und ein erneutes Auftreten zu verhindern. Dies kann von der Überarbeitung von Produktionsverfahren bis zur Implementierung neuer Schulungsprogramme reichen. Die Wirksamkeit dieser Maßnahmen wird dann überprüft, um sicherzustellen, dass sie das gewünschte Ergebnis erzielen. Ein CAPA-System geht jedoch über die bloße Behebung von Problemen hinaus. Es erfordert eine sorgfältige Dokumentation aller Aktivitäten, einschließlich der Datenerhebung und -analyse, der Untersuchungsergebnisse und der gewählten Korrektur- und Präventivmaßnahmen. Diese Dokumentation dient als historischer Nachweis und ermöglicht die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb der gesamten Organisation.
Schlüsselelemente der FDA CAPA-Anforderungen
The FDA has outlined specific requirements for CAPA in the Code of Federal Regulations (CFR), particularly in 21 CFR Part 820. Here are the main elements you need to focus on:
1. Identifizierung von Nichtkonformitäten
Im ersten Schritt gilt es, Abweichungen, Mängel oder andere Probleme zu identifizieren, die die Produktqualität oder -sicherheit beeinträchtigen könnten. Dies erfordert eine strenge Überwachung und Datenerfassung.
2. Untersuchung der Grundursachen
Sobald ein Problem erkannt wird, muss eine gründliche Untersuchung durchgeführt werden, um die Ursache (wörtlich: „Wurzelursache“) zu ermitteln. Dazu gehören die Datenerhebung, die Trendanalyse und häufig der Einsatz von Werkzeugen wie Ishikawa-Diagrammen (Fishbone-Diagramme) oder der „5-Warum-Technik“.
3. Durchführung von Abhilfemaßnahmen
Nachdem die Ursache (wörtlich: „Wurzelursache“) identifiziert wurde, müssen Maßnahmen ergriffen werden, um das bestehende Problem zu beheben. Diese Maßnahmen sollten dokumentiert und ihre Wirksamkeit überprüft werden.
4. Durchführung von Präventivmaßnahmen
Vorbeugende Maßnahmen zielen darauf ab, die Ursachen möglicher Probleme zu beseitigen, bevor sie auftreten. Dazu gehören proaktive Maßnahmen wie Prozessverbesserungen, Mitarbeiterschulungen und die Aufrüstung von Anlagen.
5. Verifizierung und Validierung
Überprüfung und Validierung der Wirksamkeit der ergriffenen Korrektur- und Präventivmaßnahmen. Dies kann Tests, Audits und eine laufende Überwachung beinhalten.
6. Dokumentation und Aufbewahrung von Unterlagen
Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen über den gesamten CAPA-Prozess, einschließlich Identifizierung, Untersuchung, Korrektur- und Präventionsmaßnahmen und Überprüfung. Diese Aufzeichnungen sind für Audits und behördliche Inspektionen unerlässlich.
5 Schritte zur Einführung eines wirksamen CAPA-Systems
Schritt 1: Bilden Sie ein CAPA-Team
Bilden Sie ein funktionsübergreifendes Team, dem Mitglieder aus verschiedenen Abteilungen wie Qualitätssicherung, Produktion und Regulatory Affairs angehören. Dieses Team wird für die Verwaltung des CAPA-Prozesses verantwortlich sein.
Schritt 2: Entwickeln Sie CAPA-Verfahren
Erstellen Sie detaillierte Verfahren zur Identifizierung, Untersuchung und Behebung von Nichtkonformitäten. Stellen Sie sicher, dass diese Verfahren mit den FDA-Vorschriften und den besten Praktiken der Branche übereinstimmen.
Schritt 3: Schulung der Mitarbeiter
Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in den CAPA-Verfahren und in der Bedeutung der Einhaltung der Vorschriften. Regelmäßige Schulungen und Auffrischungskurse können helfen, hohe Standards aufrechtzuerhalten.
Schritt 4: CAPA-Management-Tools verwenden
Nutzen Sie Software-Tools, die für das CAPA-Management entwickelt wurden. Diese Tools können den Prozess rationalisieren, eine konsistente Dokumentation sicherstellen und die Überwachung und Berichterstattung in Echtzeit erleichtern.
Schritt 5: Überwachung und Überprüfung
Überwachen Sie kontinuierlich die Wirksamkeit Ihres CAPA-Systems. Regelmäßige Audits und Überprüfungen können dabei helfen, verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren und die kontinuierliche Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.
Hier eine Aufschlüsselung der wichtigsten Anforderungen:
Sammeln Sie Informationen und werten sie aus?
Die FDA verlangt, dass CAPA sowohl reaktiv (Behandlung von Beschwerden) als auch proaktiv (Erkennung potenzieller Probleme durch Datenanalyse) sein muss. Dazu gehört die routinemäßige Überprüfung auf Nichtkonformität und die systematische Analyse von Daten (z. B. Beschwerden, Audits), um wiederkehrende Qualitätsprobleme zu erkennen. Wie QSR 820 besagt, sollten die Entwickler verschiedene Quellen analysieren, um mögliche Ursachen für nicht konforme Produkte zu ermitteln.
Wie untersuchen Sie die Situation?
Identifizierte Nichtkonformitäten werden auf ihre systemischen Auswirkungen hin untersucht. Systemische Probleme lösen CAPA-Untersuchungen aus, um die Grundursache zu ermitteln (warum es passiert ist, nicht nur die Symptome). Jede Untersuchung erfordert ein klares Ziel, ein dokumentiertes Verfahren, ein funktionsübergreifendes Team und dokumentierte Ergebnisse, einschließlich der Nichtkonformität, der Grundursache, unterstützender Beweise und einer abschließenden Risikobewertung.
Können Sie Maßnahmen zur Korrektur und Verhinderung eines erneuten Auftretens ermitteln?
Das ist der Sinn eines CAPA-Prozesses. Auf der Grundlage der Untersuchung und der Beweise müssen Sie die Korrekturmaßnahmen dokumentieren, die ergriffen werden müssen, um das Problem zu beheben – und dann, welche Maßnahmen ergriffen werden müssen, um zu verhindern, dass es sich wiederholt. Diese präventiven Schritte sind jedoch oft die komplexesten und weitreichendsten Änderungen, die vorgenommen werden müssen, da sie oft eine grundlegende Änderung der etablierten Qualitätsprozesse erfordern. Das Versäumnis, vorbeugende Maßnahmen zu ergreifen und zu dokumentieren, ist ein Bereich, in dem Organisationen häufig versagen, was zu einem 483er Brief führt.
Überprüfung und/oder Validierung der Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen
Ihre CAPA-Verantwortlichkeiten enden natürlich nicht, wenn die erforderlichen Maßnahmen identifiziert und in Ihrem System umgesetzt sind. Sie müssen über die Instrumente verfügen, um zu überprüfen und zu validieren, ob sie funktionieren. Durch die Einführung neuer Prozesse und Verfahren haben Sie vielleicht sogar neue Probleme eingeführt, die zu neuen Problemen führen könnten. Wie veranlasst und kontrolliert Ihr QMS die Validierungsaktivitäten nach Änderungen? Ohne die entsprechenden Werkzeuge zur Automatisierung und zur Erinnerung an die Notwendigkeit dieser Maßnahmen können diese wichtigen Prüfungen vernachlässigt werden.
Umsetzung und Aufzeichnung der daraus resultierenden Änderungen von Methoden und Verfahren
Standardarbeitsanweisungen und andere Qualitätsdokumente müssen vollständig aktualisiert werden, um alle Änderungen in Ihrer Arbeitsweise nach einer CAPA-Untersuchung widerzuspiegeln. Verfügen Sie auch hier über die automatisierten Änderungskontrollverfahren, um diese Aktualisierungen in die Wege zu leiten?
Überwindung der Beschränkungen des traditionellen QMS
Ihr QMS sollte für die gesamte Organisation die einzige Quelle der Wahrheit über die Qualitätspraxis sein. Aber selbst wenn Sie die dichte Dokumentation der Standardarbeitsanweisungen (SOPs) pflichtbewusst aktualisieren und neu veröffentlichen, um die Mitarbeiter auf erforderliche Änderungen in der Fertigung hinzuweisen, werden Sie möglicherweise keine Verhaltensänderung erreichen. Die Entscheidung für ein grafisches Qualitätsmanagementsystem (gQMS), bei dem SOPs und Abhängigkeiten in einer obersten Schicht von Flussdiagrammen und Diagrammen dargestellt werden, kann den Mitarbeitern helfen, sich schnell mit den sich ändernden Anforderungen auseinanderzusetzen, während detailliertere Dokumentation hinter tiefen Links in Ihrem DMS gespeichert wird. Ihr QMS sollte auch die Möglichkeit bieten, bestimmte Benutzer zu benachrichtigen, wenn für sie relevante Inhalte aktualisiert werden. Es hat keinen Sinn, eine Änderung vorzunehmen, wenn niemand weiß, dass sie vorgenommen wurde oder wo man sie überprüfen kann.
Übermittlung relevanter Informationen zur Überprüfung durch das Management
Verfügen Sie über Systeme, um Einzelheiten von CAPA-Untersuchungen und empfohlenen Änderungen formell mit der Geschäftsleitung zu teilen? Die FDA benötigt Nachweise darüber, wie sie alarmiert und über Entwicklungen auf dem Laufenden gehalten wird.
Hilft Ihr eQMS dem Management bei der routinemäßigen Überwachung des Fortschritts gegenüber den Plänen sowie der Effektivitätskennzahlen und Ergebnisse?
Dokumentieren aller oben genannten Aktivitäten
Es versteht sich von selbst, dass alle oben genannten Aktivitäten in Echtzeit dokumentiert und bei Bedarf überprüft werden sollten.
Gemeinsame Herausforderungen bei der CAPA-Implementierung
Trotz seiner Bedeutung kann die Einführung eines wirksamen CAPA-Systems eine Herausforderung sein. Im Folgenden finden Sie einige häufige Hindernisse und Tipps, wie Sie diese überwinden können:
Fehlende Ressourcen
- Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie über ausreichende Ressourcen, einschließlich geschultem Personal und geeigneten Werkzeugen, verfügen. Die Unterstützung des Managements ist der Schlüssel zur Sicherung dieser Ressourcen.
Unzureichende Ursachenanalyse
- Eine gründliche Ursachenanalyse ist eine wesentliche Voraussetzung für wirksame Korrektur- und Präventivmaßnahmen. Investieren Sie Zeit in die Schulung Ihres Teams in Techniken und Methoden der Ursachenanalyse.
Unzureichende Dokumentation
- Eine unvollständige oder ungenaue Dokumentation kann zu Problemen bei der Einhaltung von Vorschriften führen. Legen Sie klare Richtlinien für die Aufbewahrung von Unterlagen fest und führen Sie regelmäßige Audits durch, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.
Unwirksame CAPA-Aktionspläne
- Aktionspläne sind oft nicht klar und detailliert genug, so dass es schwierig ist, zu verstehen, was getan werden muss, wer dafür verantwortlich ist und bis wann.
Vage Pläne können zu Verwirrung, Verzögerungen und letztlich zu ungelösten Problemen führen. - Die Verwendung des SMART-Zielrahmens (Spezifisch, Messbar, Erreichbar, Relevant und Zeitgebunden) kann klare und umsetzbare Pläne gewährleisten.
Reaktiver vs. proaktiver Ansatz
- Viele Unternehmen führen CAPA erst ein, wenn bereits ein Problem aufgetreten ist.
Ein proaktiver Ansatz, der sich darauf konzentriert, potenzielle Probleme zu erkennen und zu beheben, bevor sie eskalieren, ist effektiver, um zukünftige Probleme zu verhindern.
Unzureichende Ausbildung
- Die Mitarbeiter werden möglicherweise nicht ausreichend im CAPA-Prozess geschult, was zu Fehlern und Ineffizienz führt.
Fehlendes Management Buy-in und mangelnde Unterstützung
- Ohne eine starke Unterstützung durch die Führung wird CAPA innerhalb der Organisation möglicherweise nicht ernst genommen.
Das Engagement des Managements ist entscheidend für die Bereitstellung der notwendigen Ressourcen, die Förderung einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und die Gewährleistung der Wirksamkeit von CAPA.
Wenn Unternehmen diese gemeinsamen Herausforderungen verstehen, können sie Maßnahmen ergreifen, um ihre CAPA-Implementierung zu verbessern und ein robusteres System zur Behandlung von Qualitätsproblemen und zur Verhinderung ihres erneuten Auftretens zu schaffen.
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Set an appointmentZamann Pharma Unterstützung: Kultivierung einer CAPA-Kultur
Bei der Entwicklung Ihres QMS kann Zamann Pharma Support Sie bei der Auswahl der richtigen digitalen Tools unterstützen. Diese Tools automatisieren nicht nur CAPA-Prozesse, sondern integrieren sie nahtlos in Ihren Workflow vom Projektstart an. Dies fördert eine proaktive Kultur des Qualitätsmanagements und befähigt Ihre Mitarbeiter, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und präventive Maßnahmen zu ergreifen.
Stellen Sie sich ein Szenario vor, in dem:
- Mitarbeiter sich ermächtigt fühlen, potenzielle Probleme ohne Angst zu melden.
- Klare Kommunikationskanäle sorgen dafür, dass alle Beteiligten informiert und in den CAPA-Prozess eingebunden sind.
- Digitale Tools rationalisieren die Datenerfassung, -analyse und die Implementierung von Korrekturmaßnahmen.
Zusammengefasst
Während Sie Ihre Standardarbeitsanweisungen (SOPs) entwickeln, um ausfallsichere Entwicklungsprozesse zu schaffen, in denen Qualität die tief verwurzelte Norm ist, sollten Sie Ihre CAPA-Verantwortung nicht vernachlässigen. Diese kontinuierliche Anstrengung umfasst die Erfassung und Überwachung systemischer Qualitätsprobleme im Entstehen sowie die proaktive Verhinderung zukünftiger Vorkommnisse. Ein robustes CAPA-System fungiert als Sicherheitsnetz, stets wachsam und bereit, Abweichungen zu adressieren, bevor sie sich zu größeren Problemen entwickeln.
Zusätzliche Referenzen
Corrective and Preventive Actions (CAPA) | FDA
Pharmuni | GMP Corrective and Preventive Actions (CAPA) Management
ISO 13485 CAPA – ISO 13485 Store
AAMI Quality Systems White Paper: Comparision of 21 CFR Parat 820 to ISO 13485:2016
Digitalization, Validation, and Qualification Experts | Zamann Pharma Support (zamann-pharma.com)
A Guide to Medical Device Corrective Action and Preventative Action (CAPA) – In Compliance Magazine
What are the FDA’s requirements for CAPA (Corrective And Preventive Action) (cognidox.com)
Susmitha Konakanchi
Susmitha Konakanchi, a Quality Specialist at Zamann Pharma Support, brings over 7 years of experience in Global Pharmaceutical Quality Management Systems. Specializing in Supplier Management, including qualification, Risk Management, Performance evaluation, Technical Quality Agreements, Maintaining compliance and GMP related topics, and has experience in HPLC analytical methods. Susmitha's current goal is to focus on Audit Management and Medical device regulations and related topics, aiming to enhance the Zamann Service portfolio in this regard. Outside of work, Susmitha enjoys painting, cooking and designing, with a passion for creativity and continuous improvement. Connect with Susmitha on LinkedIn to discuss topics related to Supplier Management, GMP Compliance and Audit Management.
